Tällä kertaa CoMedian blogissa kirjoittaa Vaasan yliopistossa teknistä viestintää opiskeleva Inka Laajalahti.
Elettiin tammikuuta 2019. Eräällä luennolla satuin avaamaan Facebookin puhelimestani ja vastassa oli ilmoitus: ”Tekijäksi viestinnän ja journalistiikan opiskelijoiden vuoden kovimpaan tapahtumaan? Haku on NYT auki!” Näin alkoi polkuni Ydinviestin projektitiimin jäsenenä, ja matkahan on vasta alussa.
Mikä ihmeen Ydinviesti?
Ydinviesti on vuosittain järjestettävä viestinnän ja journalistiikan opiskelijoille suunnattu valtakunnallinen asiatapahtuma, jossa opiskelijat pääsevät työskentelemään tosielämän työtehtävien parissa. Tarjolla on alan ammattilaisten suunnittelemat ja ohjaamat workshopit, joissa jokainen opiskelijataustastaan riippumatta pääsee haastamaan omia ammatillisia taitojaan. Osallistuin itse tapahtumaan vuonna 2017 kun se järjestettiin ensimmäistä kertaa. Käteen silloiselle toisen vuosikurssin opiskelijalle jäi intoa ja varmuutta jatkaa opiskelua tällä alalla, sekä tietysti runsas määrä kontakteja muiden kaupunkien ja ainejärjestöjen opiskelijoista.
Mitä Vaasassa opiskelusta olen itse eniten kaivannut, on yhteistyö muiden kaupunkien viestijöiden kanssa, ja juuri sitä Ydinviestillä oli tarjota. Viime keväänä kun näin ilmoituksen projektitiimin hausta, ei tarvinnut miettiä kahta kertaa. Laitoin hakemuksen menemään ja sitten alkoikin jännittäminen. Pari viikkoa myöhemmin sähköpostiin kilahti onnitteluviesti Ydinviesti ry:n puheenjohtajalta ja koko konseptin perustajalta Aapeli Touruselta. Sain kutsun haastatteluun.
Projektitiimin viestintävastaava
Haastattelu minun osaltani toteutettiin Skypen välityksellä. Opiskelija-asuntoni keittiössä tunnin juteltuamme haastattelusta jäi käteen projektitiimin viestintävastaavan pesti. Sain kuulla, että olin ainoa Vaasasta mukaan hakenut projektitiimiläinen, ja että tiimi tulisi koostumaan täysin eri paikkakunnilla asuvista viestijöistä. Tämä tietysti herätti sekä jännityksen että innostumisen tunteita, sillä en ollut koskaan ennen työskennellyt vastaavanlaisen projektin parissa, puhumattakaan etätyöskentelystä. Näin jälkikäteen katsottuna tämä jännittäminen tuntuu kuitenkin hassulta, sillä työskentely tiimin kesken sujui paremmin kuin hyvin. Siitä pian lisää.
Ensimmäinen projektitiimin tapaaminen tapahtui Jyväskylässä maaliskuussa. Kokoonnuimme viettämään iltaa Aapelin ja tyttöystävänsä Nellin asunnolle, jossa saimme kuulla Ydinviestin taustoista, miksi siitä tehtiin yhdistys ja mitä yhdistyksen hallitus ja jäsenet odottivat projektitiimiltä. Tortillojen syömisen lomassa ehdimme tutustua projektitiimiläisten kanssa toisiimme ja illan päätteeksi tunnelma oli todella hyvä. Kyllä tästä vielä tapahtuma saadaan aikaan!
Seuraavana päivänä vastaan iski kuitenkin karu todellisuus. Ensimmäisessä kokouksessa saimme haltuumme aiempien tapahtumien suunnittelussa käytetyt materiaalit. Tiedonpaljous oli valtava, ja ainakin itselleni syntyi pieni epätoivon tunne, kun rupesin pohtimaan kaikkea sitä työtä, joka tapahtuman eteen oli vasta edessä. Saimme kuitenkin Aapelilta sekä Ydinviestin varapuheenjohtaja Sakari Siiliniltä vinkkejä siihen mistä kannattaa lähteä liikkeelle ja kuinka jatkaa tapahtuman suunnittelussa. Sovimme seuraavasta kokouksesta projektitiimin kesken ja jaoimme muutamat ensimmäiset vastuut. Sitten koitti kotiinlähdön aika.
Suunnittelusta tapahtumaksi
Työskentely Ydinviestin parissa on ollut enemmän kuin antoisaa. Vaikka aluksi tuntuikin että tekemistä on valtavasti, on yllättävää miten vähillä kokouksilla tästä selvittiin. Huolellinen suunnittelu ja asioiden läpikäyminen mahdollistivat sen, että kaikki projektitiimin jäsenet tiesivät missä milloinkin mennään ja mitä seuraavaksi on tulossa. Kokouksille tuli antaa aikaa, emmekä lopettaneet niitä ennen kuin kaikki olivat varmasti saaneet sanoa sanottavansa. Projektin parissa työskentely on vaatinut kaikilta tiimiläisiltä erittäin hyviä yhteistyötaitoja, sitoutuneisuutta ja joustavuutta. Välillä saattoi nakki napsahtaa sellaisistakin tehtävistä jotka eivät varsinaisesti kuuluneet omaan työnkuvaan, mutta jotka vain oli tehtävä.
Tiukan asian lomassa ehdimme kuitenkin pitää myös hauskaa. Valtakunnallisessa tiimissä työskentelyn vuoksi koimme tärkeäksi, että kokoustaisimme vähintään kerran joka tiimiläisen opiskelukaupungissa ja kesällä sainkin suostuteltua tytöt tulemaan Vaasaan. Fontanan tanssilattiaa kesäyössä kulutettuamme oli mukava kokoustaa seuraavana päivänä aamubrunssin lomassa, mistä se venähtikin laivan kannelle matkalla Jannen Saluunaan. Tiivis yhdessäolo koko projektin ajan on mahdollistanut ystävyyssuhteiden syntymisen, ja projektipäällikkö Janina Javanaista lainaten voinkin sanoa, että tapahtuman järjestämisen tohinassa meistä on muovautunut pieni perhe.
Tapahtuman jälkeen
Tapahtumasta on jo kulunut lähes kaksi viikkoa ja edelleen tuntuu hassulta, miten hiljaiseksi oma puhelin on muuttunut. Enää ei tule varmistusviestejä onko pöytäkolmiot jo tilattu tai että kelpaako suunniteltu aikataulu kaikille. On suorastaan utopistista ajatella, ettei tiimin kesken ole enää yhtäkään kokousta jäljellä. Näistä huolimatta matkani Ydinviestin parissa jatkuu yhä. Lokakuun viimeisenä viikonloppuna kokoonnuimme Tampereelle edustamaan Ydinviestiä Reettorit ry:n 38. vuosijuhlille yhdessä hallituksemme kanssa. Parin viikon päästä matka jatkuu Helsinkiin Media ry:n vujuille, jonka jälkeen on vuorossa tapahtuman purku ja karonkka, sekä joulukuussa pidettävä yhdistyksen vuosikokous. Kaikenlaista on siis vielä tulossa ja menossa.
Projektitiimissä työskentelystä minulle jää käteen iso liuta oppia ja ystäviä. Näin suuren luokan opiskelijatapahtumia pääsee harvoin järjestämään ja suosittelenkin projektitiimiin hakemista kaikille joita se saattaa vähänkään kiinnostaa. Tapahtumaa järjestäessä opin paljon yhteistyöstä, aikataulutuksesta, tapahtuman budjetoinnista, Excelin käytöstä, sekä viestintää tehdessä somepostausten suunnittelusta, kuvien ja videon editoinnista ja monesta muusta. Ennen kaikkea opin luottamaan vielä aiempaa enemmän omaan ammatilliseen osaamiseeni.
Yhteistyö muiden tiimiläisten kanssa on ollut korvaamaton kokemus. Haluan tässä blogitekstissäni kiittää Ydinviesti ry:n hallitusta siitä, että pääsin mukaan tähän projektiin. Lisäksi iso kiitos ystävyydestä, yhdessä työskentelystä ja monista hauskoista hetkistä Ydinviestin 2019 projektitiimille Janina Javanainen, Sanni Saarelainen ja Tiia Rahkonen.
Kyllä me osataan!
Inka Laajalahti
Teknisen viestinnän maisteriopiskelija
Ydinviestin projektitiimin viestintävastaava
Kiinnostaako työskentely Ydinviestin 2020 projektitiimissä? Hae mukaan osoitteessa https://forms.gle/mtAtBZgXQcRS2cYS9 . Haku on auki 10.11. asti.