Tietosuoja & Yksityisyyskäytäntö

Tämä on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 

(GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 4.1.2023.

 

 

Rekisterinpitäjä

Vaasan yliopiston viestintätieteilijät, CoMedia ry

Y-tunnus 2058293-3, Yliopistonranta 5, 65200 Vaasa

 

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yhdistyksen sihteeri Jenna Laine, sihteeri@comediary.com

Tietosuojavastaava eli CoMedia ry:n sihteeri ylläpitää ja valvoo tietosuojakäytäntöjen toteutumista. Hän toimii itsenäisesti ja riippumattomasti sekä seuraa jäsenrekisterin asianmukaista käyttöä ja suojausta yhdistyksen toiminnassa. Hän vastaa myös rekisteriin liittyviin kyselyihin sekä antaa tietoja, neuvoja ja ohjeita tietosuojasääntöjen mukaisista velvollisuuksista yhdistyksen sisällä henkilötietoja käsitteleville henkilöille.

 

Rekisterin nimi

CoMedia ry:n jäsenrekisteri

 

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa on säädetty oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle (artikla 6). CoMedia ry:n oikeusperuste on henkilön suostumus henkilötietojen käsittelylle (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen). 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää yhteyttä jäseniin ja -jäsensuhteisiin sekä tapahtumien järjestäminen ja niistä tiedottaminen. 

Erilaisia henkilötietoja (ruokavalio, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, onko henkilö CoMedian jäsen) kerätään yksittäisiä tapahtumia vasten. Sähköpostiosoitteiden ja puhelinnumeroiden keräämisen syynä on yhteydenpito ja informointi tapahtumaan liittyvissä asioissa. Tietoja käytetään vain selosteessa määritettyyn tarkoitukseen. Mikäli henkilötietoja käytetään eri tarkoitukseen kuin alun perin kuvattu, on siitä tiedotettava rekisteröidylle, ja tarvittaessa pyydettävä tältä lupa.

 

Rekisterin tietosisältö

CoMedian jäsenrekisteriin tallennetaan vain tarvittavat tiedot eli rekisteröidyn nimi, opiskelijatunnus, kotipaikkakunta ja opiskeluiden aloitusvuosi. Jäsenrekisterissä sähköpostin ilmoittaminen on vapaaehtoista.

Matkojen järjestämisen yhteydessä yhdistys kerää edellä mainittujen tietojen lisäksi syntymäajan, puhelinnumeron sekä osoitetiedot matkalle ilmoittautuneilta. Nämä kerätyt tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen kahden (2) kuukauden kuluessa poistamalla tiedot lopullisesti kaikkialta, missä ne sijaitsevat. Tietoja käytetään ainoastaan tapahtuman järjestelyyn. 

 

Yhdistys voi tarvittaessa luovuttaa tapahtumien osallistujatietoja yhteistyössä tapahtumaa järjestävälle toimijalle, mikäli se on välttämätöntä tapahtuman järjestämiseksi. Tällöin toimijoiden kanssa luodaan sopimus tietojen käsittelystä ja jakamisesta ilmoitetaan tietojen antajalle. Vastuu tietosuojasta siirtyy siis sovitusti toiselle osapuolelle. CoMedian tapahtumiin osallistuvat hyväksyvät, että Amicus Oy voi käsitellä heidän tietojaan. Yhdistys ei luovuta säännönmukaisesti tietoja kolmansille osapuolille.

​

CoMedia ry säilyttää jäsenrekisterin tietoja seitsemän (7) vuotta, alkaen jäseneksi liittymisajankohdasta. Jäsenrekisteri sijaitsee Kide.apissa ja sinne pääsee ainoastaan istuvan hallituksen jäsenet, joilla on Kide.apin admin-tunnukset. Vuoden 2023 hallituksella tunnukset ovat puheenjohtajalla, sihteerillä, talousvastaavalla, yrityssuhdevastaavalla, projektivastaavilla, työelämä- ja hyvinvointivastaavalla sekä tiedottajalla. Valtuutetut hallituksen jäsenet pääsevät käsiksi kaikkeen rekisteriin tallennettuun tietoon. Tietojenkäsittelystä vastaa kuitenkin pääsääntöisesti hallituksen sihteeri.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään esimerkiksi www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenten kanssa. Jäsenten ja muiden yhdistyksen keräämien henkilöiden tietoja voidaan käyttää esimerkiksi matkavarausten tekemisessä.

Jäsenrekisteriä ylläpitävän Kide.apin palvelimet sijaitsevat Irlannissa EU- ja ETA alueen sisäpuolella, mutta henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos näin tehdään, siirto toteutetaan Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on Kide.apin sähköisessä järjestelmässä, johon vain istuvan hallituksen ennaltamäärätyillä jäsenillä on käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisterin henkilötietoja käsitellään vain aiemmin määriteltyä tarkoitusta varten.  

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, joten niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinhallitsija huolehtii, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti, vain hallitusten jäsenten toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

 

Päivitykset

Yhdistys pidättää oikeuden muuttaa tietosuojakäytäntöä ja tämän myötä myös tietosuojalauseketta. Päivitetty tietosuojalauseke löytyy yhdistyksen nettisivuilta www.comediary.com. Oleellisista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä tai jäsenen oikeuksissa ilmoitetaan jäsenistölle.

Yksityisyyskäytäntö

CoMedia ry käyttää evästeitä tilastollisiin tarkoituksiin, kuten kävijämäärien, ensimmäistä kertaa sivulla vierailevien ja palaavien käyttäjien seuraamiseen. Evästeitä ei luovuteta tai myydä kolmansille osapuolille, eivätkä ne sisällä henkilötietoja.

​

”Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttämääsi laitteeseen”.

​

CoMedia ry käyttää evästeitä vain kävijätilastojen keräämiseen, eikä esimerkiksi mainosten kohdentamiseen. Evästeiden avulla voimme analysoida sivuston käyttöä, kuten kävijämääriä ja sitä, mitä kautta sivuille tullaan. Tämä antaa meille mahdollisuuden seurata esimerkiksi sitä, mitkä sivut tai uutiset tulevat eniten luetuiksi, ja siten kehittää sivujemme sisältöä. Evästeitä ei luovuteta tai myydä kolmansille osapuolille. Tiedot, joita keräämme eivät ole yksilöityjä, eikä meille tallennu mitään henkilökohtaisia tietoja tai käyttäjän IP-osoitetta.

​

Sivujen käytön analysointiin ja seuraamiseen käytetään Wix-verkkopalveluntarjoajan evästeitä. Wixin yksityisyyskäytännöistä käytöstä voi lukea lisää tästä linkistä.

​

Evästeiden estäminen on mahdollista esimerkiksi selaimeen asennettavalla lisäosalla tai selaimen asetuksista. Evästeiden estäminen kaikilla sivustoilla voi kuitenkin vaikuttaa joidenkin sivustojen toimintaan.

​

Evästeistä voi lukea lisää esimerkiksi viestintäviraston nettisivuilta.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidylle kuuluvat seuraavat henkilötietojensa käsittelyyn liittyvät oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä CoMedialle osoitteeseen: sihteeri@comediary.com. Rekisterinpitäjänä CoMedia ry:llä on oikeus tarvittaessa vaatia pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

 

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

 

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli hän kokee, ettei hänen henkilötietojaan käsitellä lainmukaisesti tai ettei CoMedia ry:llä ole oikeutta käsitellä hänen henkilötietojaan.

 

Poisto-oikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisterissä (oikeus tulla unohdetuksi).

 

Oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista

 

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli kokee, ettei CoMedia ry käsittele hänen henkilötietojaan oikealla ja asianmukaisella tavalla.