CoMedia ry

Vaasan yliopiston viestintätieteilijät

Y-tunnus: 2058293-3

 

Sähköposti

callitus(at)uwasa.fi

Postiosoite 

Yliopistonranta 5, 65200 Vaasa

 

Käyntiosoite 

Colo, Technobotnia

Puuvillakuja 3, 65200 Vaasa

Tietosuoja

CoMedia ry:n tietosuojalausekkeessa kerrotaan, kuinka yhdistys kerää, käyttää ja suojaa jäsentensä henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joiden avulla yhdistyksen yksittäisen jäsenen voi tunnistaa (esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero tai sähköposti).
 

Yhdistyksen tietosuojavastaavana toimii hallituksen sihteeri. Muut hallituksen jäsenet toimivat tietojen käsittelijöinä. 

Tietojen keräys 

Tietoja keräämme a) jäsenrekisteriä, b) tapahtumailmoittautumisia sekä c) muita tietojen keräämistä vaativia tapahtumia varten. 

a) Jäsenrekisteriin vaadittavat jäsentiedot ovat jäsenen nimi, opiskelijanumero ja liittymisajankohta. Jäsentietoja säilytetään sähköisesti. Jäsentiedot poistetaan jäsenrekisteristä seitsemän vuoden jälkeen yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. 

b) Tapahtumia varten yhdistys saattaa kerätä osallistujien tietoja tapahtuman luonteen mukaisesti. Esimerkiksi sitsejä varten kerätään tietoja erityisruokavalioista ja juomatoiveista, kun taas muita tapahtumia varten saatetaan tarvita joukkueen yhteyshenkilön yhteystietoja yms. Tietoja käytetään vain tapahtuman järjestämiseen ja ne poistetaan viikon kuluttua tapahtumasta tai kun kaikki osallistumismaksut on maksettu.

c) Muita tietojen keräystä vaativat tapahtumat ovat esimerkiksi haalari- ja collegetilaukset. Tällaisia tapahtumia varten kerätään esimerkiksi kokotietoja. Yhdistys kerää tietoja myös palautekyselyä varten. 

 


 

Tietojen luovutus kolmansille osapuolille 

Tapahtumien osallistujatietoja saatetaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten yhteistyössä tapahtumaa järjestävälle toimijalle, kuten toisen ainejärjestön hallitus, jos tapahtuman järjestäminen sitä vaatii. Tietojen jakamisesta ilmoitetaan tietojen antajalle ilmoittautumisen yhteydessä.  

Rekisteröidyn oikeudet 

Jäsenellä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja yhdistyksellä hänestä on hallussa ja miten niitä käsitellään. Tarkastuspyynnön voi esittää tietosuojavastaavalle. Jäsenellä on oikeus pyytää ilmenneen tarpeettoman, virheellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista. Jäsenellä on myös oikeus peruuttaa annettu suostumus henkilötietojensa käsittelemiseen. Mikäli peruutettu suostumus koskee jäsentietoja, jäsenyyttä ei voida jatkaa. 

Tietojen turvaus 

Tietojen turvaamisen varmistamiseksi yhdistykselle on nimetty tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavana toimii hallituksen sihteeri. Tietosuojan varmistamiseksi tarpeettomat tiedot poistetaan ja tietoja kerätään vain tapahtuman näin vaatiessa. Tietosuojaa parannetaan myös salasanojen säännöllisellä vaihtamisella ja takaamalla, että vain asianomaisilla on pääsy tietoihin. 

Päivitykset 

Yhdistys pidättää oikeuden muuttaa tietosuojakäytäntöä ja tämän myötä myös tietosuojalauseketta. Päivitetty tietosuojalauseke löytyy yhdistyksen nettisivuilta www.comediary.com. Oleellisista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä tai jäsenen oikeuksissa ilmoitetaan jäsenistölle.