Tietosuoja & Yksityisyyskäytäntö

CoMedia ry:n tietosuojalausekkeessa kerrotaan, kuinka yhdistys kerää, käyttää ja suojaa jäsentensä henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joiden avulla yhdistyksen yksittäisen jäsenen voi tunnistaa (esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero tai sähköposti).

 

Yhdistyksen tietosuojavastaavana toimii hallituksen sihteeri. Muut hallituksen jäsenet toimivat tietojen käsittelijöinä. 

DSC_5155.jpg

Tietojen keräys 

Tietoja keräämme a) jäsenrekisteriä, b) tapahtumailmoittautumisia sekä c) muita tietojen keräämistä vaativia tapahtumia varten. 

a) Jäsenrekisteriin vaadittavat jäsentiedot ovat jäsenen nimi, opiskelijanumero ja liittymisajankohta. Jäsentietoja säilytetään Kide.App:in sähköisessä palvelussa. Jäsentiedot poistetaan jäsenrekisteristä seitsemän vuoden jälkeen yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. 

b) Tapahtumia varten yhdistys saattaa kerätä osallistujien tietoja tapahtuman luonteen mukaisesti. Esimerkiksi sitsejä varten kerätään tietoja erityisruokavalioista ja juomatoiveista, kun taas muita tapahtumia varten saatetaan tarvita joukkueen yhteyshenkilön yhteystietoja yms. Tietoja käytetään vain tapahtuman järjestämiseen ja ne poistetaan viikon kuluttua tapahtumasta tai kun kaikki osallistumismaksut on maksettu.

c) Muita tietojen keräystä vaativat tapahtumat ovat esimerkiksi haalari- ja collegetilaukset. Tällaisia tapahtumia varten kerätään esimerkiksi kokotietoja. Yhdistys kerää tietoja myös palautekyselyä varten. 


 

Tietojen luovutus kolmansille osapuolille 

Tapahtumien osallistujatietoja saatetaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten yhteistyössä tapahtumaa järjestävälle toimijalle, kuten toisen ainejärjestön hallitus, jos tapahtuman järjestäminen sitä vaatii. Tietojen jakamisesta ilmoitetaan tietojen antajalle ilmoittautumisen yhteydessä.  

 

CoMedia ryn jäsenrekisterin jäsentiedot luovutetaan Kide.App:ille jäsenrekisterin ylläpitämistä varten.

Rekisteröidyn oikeudet 

Jäsenellä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja yhdistyksellä hänestä on hallussa ja miten niitä käsitellään. Tarkastuspyynnön voi esittää tietosuojavastaavalle. Jäsenellä on oikeus pyytää ilmenneen tarpeettoman, virheellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista. Jäsenellä on myös oikeus peruuttaa annettu suostumus henkilötietojensa käsittelemiseen. Mikäli peruutettu suostumus koskee jäsentietoja, jäsenyyttä ei voida jatkaa.

Tietojen turvaus 

Tietojen turvaamisen varmistamiseksi yhdistykselle on nimetty tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavana toimii hallituksen sihteeri. Tietosuojan varmistamiseksi tarpeettomat tiedot poistetaan ja tietoja kerätään vain tapahtuman näin vaatiessa. Tietosuojaa parannetaan myös salasanojen säännöllisellä vaihtamisella ja takaamalla, että vain asianomaisilla on pääsy tietoihin

Päivitykset 

Yhdistys pidättää oikeuden muuttaa tietosuojakäytäntöä ja tämän myötä myös tietosuojalauseketta. Päivitetty tietosuojalauseke löytyy yhdistyksen nettisivuilta www.comediary.com. Oleellisista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä tai jäsenen oikeuksissa ilmoitetaan jäsenistölle.

Yksityisyyskäytäntö

 

CoMedia ry käyttää evästeitä tilastollisiin tarkoituksiin, kuten kävijämäärien, ensimmäistä kertaa sivulla vierailevien ja palaavien käyttäjien seuraamiseen. Evästeitä ei luovuteta tai myydä kolmansille osapuolille, eivätkä ne sisällä henkilötietoja.

”Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttämääsi laitteeseen”.

CoMedia ry käyttää evästeitä vain kävijätilastojen keräämiseen, eikä esimerkiksi mainosten kohdentamiseen. Evästeiden avulla voimme analysoida sivuston käyttöä, kuten kävijämääriä ja sitä, mitä kautta sivuille tullaan. Tämä antaa meille mahdollisuuden seurata esimerkiksi sitä, mitkä sivut tai uutiset tulevat eniten luetuiksi, ja siten kehittää sivujemme sisältöä. Evästeitä ei luovuteta tai myydä kolmansille osapuolille. Tiedot, joita keräämme eivät ole yksilöityjä, eikä meille tallennu mitään henkilökohtaisia tietoja tai käyttäjän IP-osoitetta.

Sivujen käytön analysointiin ja seuraamiseen käytetään Wix-verkkopalveluntarjoajan evästeitä. Wixin yksityisyyskäytännöistä käytöstä voi lukea lisää tästä linkistä.

Evästeiden estäminen on mahdollista esimerkiksi selaimeen asennettavalla lisäosalla tai selaimen asetuksista. Evästeiden estäminen kaikilla sivustoilla voi kuitenkin vaikuttaa joidenkin sivustojen toimintaan.

Evästeistä voi lukea lisää esimerkiksi viestintäviraston nettisivuilta.